Tosyalı Holding ve Grup Şirketleri Bilgilendirme Politikası

1. Amaç ve Kapsam

Tosyalı Holding ve grup bünyesindeki şirketleri; ilgili yetkili kurumları ve paydaşlarını şirketlerin faaliyetleri konusunda bilgilendirme amacıyla, ticari sır kapsamında olmaması ve yasalarca açıklanmasının önünde bir engel olmaması şartıyla önemli bilgilerin tam, doğru, açık, şeffaf, adil, zamanında paylaşılması politikası amaçlanmaktadır.

Holding ve grup şirketlerin finansal performansı, operasyonel faaliyetleri, geleceğe yönelik beklentileri ile paydaşları etkileyebilecek diğer gelişmeler hakkında kamuya yapılacak açıklamaları, işbu Bilgilendirme Politikası ve kanunlara uygun olarak yapılır.

 2. Sorumlular

Bilgilendirme Politikası’ nın oluşturulması, denetlenmesi ve geliştirilmesi Yönetim Kurulu’nun yetki ve sorumluluğu altında olup, bilgilendirme fonksiyonun koordinasyonu için Protokol ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü görevlendirilmişlerdir. Yönetim Kurulu tarafından onaylanan Bilgilendirme Politikası, Şirket internet sitesinde kamuya açıklanır. Bilgilendirme Politikası ’nda değişiklik olması durumunda Yönetim Kurulu tarafından onaylanan yeni metin Şirket internet sitesinde kamuya duyurulur.

 3. İletişim Sorumluları ve İletişimde Kullanılan Araçlar

 3.1 Sözcüler

Holding ve bağlı bulunan şirketlerin sözcüsü; Yönetim Kurulu Başkanı’dır. Grup Başkanları, Genel Müdürler veya Protokol ve Halkla İlişkiler Müdürü konuyla ilgili gerekli koordinasyonu yaparlar. Yönetim Kurulu Başkanı ve ya Yönetim Kurulu tarafından konuya özel görevlendirilmiş yöneticiler dışında hiçbir yönetici, danışman veya Tosyalı Holding ve bağlı bulunan şirketlerin çalışanları, Yönetim Kurulu’nun onayını almadan soruları cevaplamaya veya Şirket’in finansal ya da operasyonel faaliyetleri hakkında konuşmaya yetkili değildir.

Yetkili sözcüler dışındaki hiçbir Şirket çalışanı, yetkili bir sözcü tarafından özellikle talep edilmedikçe yatırımcılardan, medyadan ve kamu dâhil diğer paydaşlardan gelen sorulara yanıt veremez. Bu çerçevedeki tüm bilgi talepleri yetkili Şirket sözcülerine yönlendirilmelidir.

 3.2 Yöntem ve Araçlar

Grup Başkanları veya Protokol ve Halkla İlişkiler Müdürü yatırımcılar ve medya ile yapılacak iletişimin ve sunumların organizasyonu, programlanması ve geliştirilmesiyle görevlidir. Bilgilendirme Yönetim Kurulu Başkanı ve ya Yönetim Kurulunun yetki verdiği kişi tarafından yapılabilir. 

 Finansal ve operasyonel bilgilerin Şirket dışında görüşülmesi ve sunumuna ilişkin her türlü girişim öncelikle Grup Başkanları, Genel Müdürler tarafından incelenir, Yönetim Kurulu tarafından onaylanır ve Protokol ve Halkla İlişkiler Müdürü’ne bilgi verilir. Diğer departmanların kendi alanlarını ilgilendiren konulardaki açıklamalar, ilgili Grup Başkanları veya onun görevlendireceği kişi tarafından, Yönetim Kurulu ve CEO önceden bilgilendirilerek, bu prosedüre uygun şekilde yapılır.

 3.3 Bilgilendirme ve Tanıtım Dokümanları 

CFO, Grup Başkanları,  Protokol ve Halkla İlişkiler Müdürü sorumluluğunda,  sunumlar, bültenler, soru/cevap çizelgeleri,  internet sitesi, faaliyet raporu, telekonferanslar, yatırımcı toplantıları vb. araçlarla paydaşların ve kamuoyunun en iyi şekilde bilgilendirilmesi amaçlanırken; tüm bu araçların kanunlara ve Kurumsal Kimliğe uygun şekilde hazırlanması, yayınlanması ve güncellenmesi sağlanır. 

 4. Özel Durumların Açıklanması ile İlgili Politikalar

4.1 Sorumluluk

Tosyalı Holding ve bağlı olan şirketler için özel durumların açıklanması Yönetim Kurulu Başkanı sorumluluğundadır. 

 4.2. Basın Yayın Organlarında Çıkan Haberler Karşısında İzlenecek Prosedür

Takip Mekanizması

Tosyalı Holding ve şirketleri yurt içinde anlaştığı medya takip ajansı aracılığıyla ulusal ve yerel yayın yapan önemli basın organlarında Holding ve bağlı olan şirketler ile ilgili olarak çıkan haberleri takip eder. Yönetim Asistanı yayınlanan bu tür haberleri günlük olarak Tosyalı Holding ve bağlı olan şirket yöneticilerine iletir.

 Doğrulama

 Tosyalı Holding ve bağlı şirketleri hakkında, şirketi ve markayı etkileyebilecek öneme sahip, basın-yayın organları veya diğer iletişim yollarıyla ilk kez kamuya duyurulan veya daha önce kamuya duyurulmuş bilgilerden farklı içerikteki haber veya söylentilerin varlığı halinde, bunların doğru veya yeterli olup olmadığı konusunda açıklama yapılır. 

 Tosyalı Holding ve bağlı şirketleri tarafından, doğrulama yükümlülüğünün yerine getirilmesinde, ilke olarak aşağıdaki esaslar uygulanır: 

  • Çıkan haber içsel bilgi tanımına girecek önemde değil ise, konu hakkında prensip olarak herhangi bir açıklama yapılmaz.
  • İçsel bilgi niteliğindeki haberler için daha önce Özel Durum Açıklaması ya da diğer kamuyu aydınlatma araçları ile açıklama yapılmış ise herhangi bir işlem yapılmaz.
  • İlke olarak şirket kaynaklı olmadığı dedikodu, söylenti ve asılsız olduğu belirgin olan haberlerde herhangi bir yorumda bulunulmaz. Ancak şirket ve paydaşlarının çıkarlarının korunması için Yönetim Kurulu Başkanı tarafından, gerek görülmesi halinde bu tür asılsız haberler için de basın açıklaması yapılabilir. 
  • Açıklama yapılması konusunda değerlendirme yapılırken haberin yayınlandığı basın-yayın organının tiraj veya bilinirliği, haberin önemi ve etkisi göz önünde bulundurulur. 

 4.4. İçsel Bilginin Kamuya Açıklanmasına Kadar Gizliliğinin Sağlanmasına Yönelik Tedbirler

Genel ilke olarak, Tosyalı Holding ve bağlı şirketlerde çalışanlar, şirket nam ve hesabına çalışanlar henüz kamuya açıklanmamış, özel durum niteliğinde değerlendirilebilecek bilgileri hiçbir suretle üçüncü kişilerle paylaşamazlar.

Tosyalı Holding ve şirketleri nam ve hesabına çalışanlar dışında bilgiye sahip olan taraflarla çalışmaya başlamadan önce yapılan sözleşmelerde “gizlilik” konusunda gerekli tedbirlerin alınması hedeflenir. 

 5. Faaliyet Raporu

 Yıllık Faaliyet Raporunun tasarımı ve içeriği CFO sorumluluğunda hazırlanır ve Yönetim Kurulu’nun onayından geçirilir.

 6. İnternet Sitesi

 Tosyalı Holding ve bağlı şirketlerinin internet sitelerinin hazırlanmasının koordinasyonundan Protokol ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü sorumludur. Holding ve şirketleri, kurumsal internet sitelerini en etkin bilgilendirme aracı olarak kullanılması hedeflemiştir.